栃木つつじ生活協同組合は、生協組合員・共済契約者及び共済加入者の皆様からご信頼いただけるよう、個人情報の取り扱いについて、「個人情報の保護に関する法律」や日本共済会の「共済事業における個人情報保護のための取り扱い方針」などを遵守しておこないます。そのために、個人情報保護に関するコンプライアンスプログラムを策定し実施します。尚、個人情報等の取り扱いについては、以下に定める原則に基づいて行いますが、法令に基づく場合や生命や財産を脅かすような緊急時等の例外事項の適用については、個人情報保護管理者の責任のもとでおこないます。

1. 体制

• 1-1.栃木つつじ生協の理事を個人情報保護管理者、監事を個人情報保護監査責任者に任命します。
• 1-2.個人情報保護担当者を配置して、個人情報保護を実践します。
• 1-3.個人情報保護に関する必要な役職員教育及び適切な苦情対応を行います。
• 1-4.パート・アルバイト・派遣職員・出向者を含め、職員は個人情報保護に関するコンプライアンスプログラムを遵守し、不具合や事故があった場合は速やかに報告させます。

2. 個人情報の取得等について

• 2-1.栃木つつじ生協は、契約に関する個人情報をご本人かどうかの確認、共済契約の締結・維持、共済金のお支払いなどの判断に関する業務や事業、各種共済商品、各種サービスのご案内などの目的のために利用させていただきます。
• 2-2.公表している利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、その超える範囲についてあらかじめ本人から同意を得ます。
• 2-3.書面等で本人から直接当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的をパンフレット等により明示します。
• 2-4.第三者から間接的に取得する際には、第三者によって適切に取得されていることを確認することとあわせて、共済としてあらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、利用目的を本人に通知し、または公表します。

3. 個人データの保管・利用について

• 3-1.個人データの安全管理については、「個人情報保護に関する安全対策管理規程」のもと、個人データのリスクに応じて必要かつ適切な措置を講じます。
• 3-2.職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行います。
• 3-3.個人データについては他の事業者等に委託する場合には、その取り扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。さらに、再委託される場合も含めて実効的な監査体制を確保します。また、栃木つつじ生活協同組合が個人データにかかわる業務の委託を受ける際には、 委託契約の範囲内にて利用（処理）します。
• 3-4.以下の場合を除き、個人データについて第三者への個人情報の提供を行いません。
  • ＊法令などによる場合
  • ＊ご本人の承諾をいただいた場合
  • ＊栃木つつじ生活協同組合の提携企業へ提供する場合。ただしご本人が情報の提供を希望しない場合は、加入者が所属組合に申出ることにより、提供を停止します。
  • ＊オプトアウトの要件を満たしている場合
  • ＊その他個人情報保護法上許容される場合
• 3-5.栃木つつじ生活協同組合は、契約管理業務、給付管理業務、その他事業運営のために必要な範囲に限り、個人情報をその関係先と共同で利用します。
  なお、個人情報を共同利用する具体的内容は、以下のとおりとします。
  • a.共同利用するデータ項目
  • a-1.データ項目として、氏名、生年月日、性別、郵便番号、住所、電話番号
  • a-2.加入・継続申込書記載事項（契約者情報・被共済者情報・契約内容）
  • a-3.共済金支払い手続き事項（支払い通知書－契約者情報・被共済者情報、共済事由、共済金額）
  • b.共同利用するものの範囲
    栃木つつじ生活協同組合、SMBCファイナンスサービス(株)
  • c.利用目的
    共済契約に関する業務を共同しておこなうため
• 3-6.栃木つつじ生活協同組合は、組合提携事業事務を円滑に遂行するために必要な範囲に限り、以下の団体と個人情報を共同で利用します。
  • ・共栄火災海上保険(株)
  • ・その他提携企業
    なお、個人情報を共同利用する具体的内容は、以下のとおりとします。
  • a.共同利用するデータ項目
    氏名、生年月日、性別、郵便番号、住所、電話番号
  • b.共同利用するものの範囲
    栃木つつじ生活協同組合、共栄火災海上保険(株)
  • c.利用目的
    • ・組合提携事業事務の円滑な遂行にあたり、加入者の確認のため。
    • ・栃木つつじ生活協同組合の組合員が各種優遇を速やかに受けられるように。
  • d.共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について
    栃木つつじ生活協同組合

4. 保有個人データに関する開示・訂正等・利用停止等の求めへの対応について

他の法令に違反することとなる場合等の法に基づく場合を除き、ご本人の保有個人データに関する開示・訂正等・利用停止等の求めについては、栃木つつじ生活協同組合事務局が対応いたします。

5. 個人情報の取り扱いに関する苦情相談

個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な対応に努めます。お問合せ対応窓口は下記の通りです。
〒320-0811　栃木県宇都宮市大通り5-2-8　アサノビル601号室
TEL：0120-105-939　FAX：028-678-3391

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